shutterstock.com 

Useimmat meistä ovat riippuvaisia ​​sähköpostista. Jonkin verran arvioiden mukaan viettämme lähes viisi ja puoli tuntia joka viikonpäivä sen tarkistamisessa.

Sosiaalisen median räjähdysmäisestä kasvusta huolimatta sähköpostiviesti ei ole vähentynyt. Tutkimusten arvio että päivittäin lähetettyjen sähköpostiviestien määrä on kasvanut 246 miljardiin 2019: ssa (205: sta 2015: ssa). Ja on todisteita että sähköpostiviesti on yhtä suuri kuin nuorten kuin ne, jotka olivat siellä, kun niitä ensin keksittiin.

Saatat ajatella, että me kaikki työskentelemme pidempään ja kovemmin. Siinä on jotakin totuutta. Sähköpostin käytön nousu voidaan kuitenkin selittää myös pyrkimyksissämme käsitellä postilaatikon ylikuormitusta yleisempien ohella digitaalisen riippuvuuden lisääntyminen. Sähköposti ei enää säilytä pöytä- ja kannettavia tietokoneita, ja useimmat meistä pääsevät siihen nyt älypuhelimissamme ja tableteissamme, usein omien vuoteiden mukavasti.

Meillä on taipumus vastata sähköpostiviesteihin nopeasti, mikä viittaa siihen, että tarkistamme niitä jatkuvasti ja yritämme tyhjentää ämpäri, vaikka se täyttäisi jälleen. Jotta voisimme lopulta hallita postilaatikkomme, meidän on käsiteltävä perussyitä eikä vain usein esiin tulevia oireita.

Tässä on kymmenen tapaa saada lopulta hallita kaoottista postilaatikkoa.

1. Lopeta sähköpostin käyttö korvaavan chat-palvelun muodossa

Sähköposti ei ole oikeastaan ​​suunniteltu pikavalinnan keskusteluun. On aikaa vievää kierteisten, pitkänomaisten keskustelujen kautta, jotka sekoittavat postilaatikot. Käytä vaihtoehtoisia, paremmin soveltuvia menetelmiä. Ja mieluiten ratkaise asioita suoraan kasvotusten tai puhelimen kanssa.

2. Varo toistuvia viestejä

Tätä kutsutaan ongelmaksi "Viestin replikointi". Tekstiviesti saapuu: ”Minä vain tarkistan, että sait sähköpostini”. Puhelin soi: ”Olen juuri lähettänyt sinulle sähköpostia”.

Monet ihmiset eivät vieläkään luota päätöksiin, joista on sovittu käytännössä. Paljon viestejä ja sähköpostiviestejä koskevia päätöksiä ei usko täysin, ja päädymme sanoman replikaation hierarkiaan. Tekstit, joilla vahvistetaan sosiaalisen median viestejä, sähköpostiviestejä tekstien vahvistamiseksi, puhelinsoitot sähköpostiviestien vahvistamiseksi ja kasvotusten tapaaminen puhelinsoittojen vahvistamiseksi.

Tämä päällekkäisyys on hyvin aikaa vievää ja mahdollisesti hämmentävää. Sähköposti ei ole hyvä paikka muodolliselle päätöksenteolle. Kokoushuone, jossa tapaamme todellisina ihmisinä, on edelleen vaikutusvaltaisin paikka monille ihmisille.

3. Weed sähköpostisi puutarhassa

Täytetty postilaatikko on kuin rikkakasvien kanssa kasvanut puutarha. Pitkällä aikavälillä maksetaan vähän säännöllistä aikaa poistamalla sotkuisia viestejä.

Yksi yksinkertainen ja tehokas kärki on käyttää hakutoimintoa ja etsiä termiä ”purkaa”. Tämä heittää yllättävän suuren määrän uutiskirjeitä, joista ei ole muistia edes tilaamisesta.

Jopa post-GDPR, saatat löytää kirjaimellisesti satoja ei-toivottuja sähköpostiviestejä. Mene läpi jokainen ja poista tilaus. Se on lyhytaikaisen kivun tapaus pitkäaikaista hyötyä varten.

4. Käytä roskapostikansiota viisaasti

Roskapostin automaattinen tunnistaminen on parantunut viime vuosina. Mutta he hiipivät edelleen postilaatikoihimme. Tämä on toinen helppo tapa lähettää nyrkkeily. On syytä viettää roskapostikansiosi kouluttamista entistä paremmaksi asettamalla nämä epäilyttävät viestit siihen. Tarkasta myös roskapostikansiostasi poistamalla kaikki tarpeettomasti asetetut oikeutetut sähköpostit.

5. Pyydä ystäviä ja työtovereita lopettamaan sähköpostiviestisi

Älä ole ujo. Ehkä olla taktinen. Toinen syy sähköpostin ylikuormitukseen on ei-toivottuja sähköpostiviestejä lähimmästäsi. Pyydä kohteliaasti muita ihmisiä lopettamaan lähettämäsi sähköpostiviestejä, joita voitaisiin jakaa paremmin kokouksessa, puhelimessa tai tekstiviestinä.

6. Pidä pyyntösi yksinkertaisena

Älä lähetä liian monimutkaisia ​​sähköpostiviestejä. Jos pyydät viittä asiaa, monet ihmiset vastaavat vain oikein viimeiseen asioihin luettelossasi. Tämä yksinkertaisesti luo lisää sähköpostiviestejä, jotka etsivät muita neljää kohdetta.

7. Varmista, että vastauksesi ovat kattavia

Vastaa kaikkeen saamassasi sähköpostiviestissä. Tämä ei vain luo lisää sähköposteja, jotka etsivät, mitä et ole vastannut.

8. Tarkista sähköpostisi vain tietyissä aikoina

On olemassa lisää todisteita että olemme tuottavampia (ja vähemmän stressaantuneita), jos tarkistamme ja vastaamme sähköpostiviesteihin vain muutaman kerran päivässä. Se on myytti, että meidän on oltava kosketuksissa minuutin kuluttua. Ja jos sinun täytyy tehdä niin, sähköposti ei ole paras tapa. Käytä pikaviestimuotoa.

9. Toista aiheesi otsikko sähköpostin kehossa

Saatat ajatella, että kirjoittaminen jotain kahdesti on tuhlausta. Ei niin sähköpostilla. Kirjoita sähköpostiosoitteesi riville täsmälleen, mitä sähköpostisi etsii lyhyen yhteenvedon (enintään 15-sanat) ja lopeta sähköpostisi samalla lauseella. Sanomalla se selkeästi ja kahdesti lisää todennäköisyyttä saada täysi ja oikea vastaus, sekä pyyntöihin, joihin vastataan oikein.

10. Anna kokonaan sähköpostia

Esimerkkejä ihmisistä ja organisaatioista, joilla on lopetti sähköpostin käytön kokonaan ja käytetään muut viestintämenetelmät, jatkuu edelleen (vaikka kuinka pitkällä aikavälillä tämä tapahtuu). Silti antamalla sähköpostiviestejä voi olla vähemmän stressaavaa ja tuottavampaa. Muut viestintämenetelmät ovat usein nestemäisempiä. Se on todella mahdollista. Kokeile sitä viikon ajan.

Anna joitakin tai kaikki nämä vinkit kokeilemaan. Joskus ne asiat, joita eniten pidetään itsestään selvinä, ovat ne asiat, jotka aiheuttavat meille suurimmat ongelmat.

Author

Paul Levy, innovaatiotoiminnan johtaja, University of Brighton

Tämä artikkeli julkaistiin alunperin Conversation. Lue alkuperäinen artikkeli.

Liittyvät kirjat

at InnerSelf Market ja Amazon