Muutama vuosi sitten, pian sen jälkeen, kun tietokoneen kiintolevy kaatui, olin hieman jäljessä, kun painoin tarkastuksiani kirjanpitojärjestelmässäni maksuprosessiin. Ajan säästämiseksi päätin vastata sähköposteihin odottaessani, että jokainen tarkistus menee tulostimen läpi.

Säästin aikaa, koska seuraava sähköpostiviesti latautui (minulla on hidas internetyhteys), siirrän huomioni laskujen maksamisen seuraavaan vaiheeseen. Kun sähköposti on ladattu, jätän laskun maksamaan ja palautan huomioni sähköpostitse. Edestakaisin. Edestakaisin. Näissä hetkissä ajattelin säästän paljon aikaa. Loppujen lopuksi tein jotain tuottavaa sivun lataamisen aikana. Kun katselin sitä takaisin, olen todennäköisesti tallentanut yhteensä noin viisi minuuttia.

Nopeasti eteenpäin viikkoon myöhemmin BK & A: lta saamaani sähköpostiin, kun tarkasin puhelintani asiakastapaamisten välillä:

Hei Helene,

Annoin tarkistuksen Rahoitustiimillemme, kun sain takaisin kokouksesta, ja he huomauttivat minulle, että sekki ei ollut allekirjoitettu.

Haluatko, että lähetän sen sinulle allekirjoitusta varten? Haluatko minun tulla toimistosi luo? Kerro minulle, mikä toimii sinulle, ja saamme sen kaiken.

Kiitos!
Ryan

Tuolloin ajoin vain 10-minuuttien päässä toimistostaan ​​(eikä halunnut odottaa varoja enää). Kymmenen minuuttia sinne. Muutaman minuutin keskustella Ryanin kanssa. Kymmenen minuuttia takaisin.

Kulunut aika: noin 25 minuuttia.
Aikaisemmin tallennettu aika: 5 minuuttia.
Menetetty aika: 20 minuuttia.

Niin paljon aikaa säästää moniajo.

Tallentaako monen tehtävän?

Haluaisin mielelläni kertoa teille, että monitehtävä säästää päivän, mutta se todella tekee päinvastoin. On olemassa muutamia tapauksia, joissa se voi auttaa (annan esimerkkejä pian), mutta suurin osa ajasta, multitasking sattuu meihin. Lue vain tutkimus.

Joukko tutkijoita Glasgowin yliopistosta, Leedsin yliopistosta ja Hertfordshiren yliopistosta totesi, että tehokkuus putoaa 69-prosentilla naisille ja 77-prosentille miehille, kun me teemme monia tehtäviä tai tehtäviä. Se on enemmän todiste siitä, että 1990-järjestelmissä pyytämämme monitoimitehtävät eivät ole varmasti yksi aikarajoitustyökaluista, joihin meidän pitäisi osallistua.

Monitehtävä jakaa aivot kahteen. Jos on vain yksi tehtävä, käytetään koko aivoa. Jos on kaksi tehtävää, aivot jakautuvat kahteen osaan, ja kukin puoli toimii yhdellä tehtävällä. Jos tehtäviä on enemmän kuin kaksi, aivot eivät voi toimia. Me itse annamme itsellemme ADD-kaltaisia ​​oireita, kun teemme monitöitä!

Tutkimus Kalifornian yliopistossa, Irvine, havaitsi, että kun tehtävät hajaantuvat ja tehtävänvaihto tapahtuu, työntekijöiden 25-minuutit kestävät palata alkuperäiseen tehtävään, jos he palaavat lainkaan. Tutkimuksen osallistujat ilmoittivat, että tämä työskentelytapa haisee.

Jopa pelottavampi on se, että monet opinnäytetyöistä viittaavat itseään edustaviin ”asiantuntija-multitaskereihin”. He kokivat, että he pystyivät suorittamaan useita tehtäviä, voivat tehdä hyvää työtä ja usein nauttineet adrenaliinin rynnistä yrittää tehdä niin paljon kerralla. He eivät ymmärtäneet, kuinka huonosti he tosiasiallisesti suorittivat, kunnes heille näytettiin heidän yhden tehtävänsä tulokset verrattuna niiden monityöstötuloksiin.

Alarivi: Luulemme, että olemme hyviä jongleerauksessa, mutta emme ole.

Milloin Multi-Tasking todella toimii?

Uskon, että ihmiset kykenevät monikäyttämään matala-funktion aivotaidot. "Low-function" tarkoittaa, että ajattelua ei tarvita, koska käytössä on jonkinlainen rote-toiminta (automaattinen, epäselvä liike).

Esimerkkejä:

Maalaamalla toenailsia kuunnellessasi Dallas Cowboysin leikkiä

Papereiden silppuaminen mainosten aikana television katselun aikana

Gossiping puhelimessa samalla sekoittaen potin chiliä liesi

Tehtävän suorittaminen taustalla on myös helppoa, kun keskitytään eturintamassa olevaan tehtävään. Tämä ei ole teknisesti monikäyttöinen, koska aivot eivät toimi kahdella tavalla kerralla. Kutsun tätä aave-tehtävää.

Esimerkkejä:

Talon puhdistus pesukoneessa tai kuivausrumpussa on pyykinpesu

Tyhjennä astiat astianpesukoneesta, kun kaurapuuro lämpenee mikroaaltouunissa

Asiakirjojen arkistointi, kun tietokone kestää ikuisesti (viisi minuuttia) käynnistyä

Mutta kuten tutkimus osoittaa, emme kykene tekemään moniajoa hyvin, kun kyse on korkea-funktion aivotoiminta. Emme voi suorittaa kahta tehtävää tehokkaasti samanaikaisesti tai edestakaisin. Voimme tehdä molemmat tehtävät keskinkertaisilla tasoilla, mutta ei kovin hyvillä, koska emme käytä koko aivojamme ja keskitymme vain yhteen tehtävään kerrallaan. Ja tämä maksaa meille aikaa ja aiheuttaa meille stressiä pitkällä aikavälillä.

Voisitko menestyksekkäästi suorittaa moniajo-ominaisuuksia?

Sinun ei pitäisi tehdä kahta asiaa kerrallaan, jotka vaativat ajatusta tai keskittymistä, tai vaihda edestakaisin keskellä työskentelyä kahdessa tehtävässä, jotka vaativat aivosi tekemään jonkinlaista ajattelua - ei väliä kuinka tärkeitä uskot ajatuksia.

Esimerkkejä:

Ajo ja tekstiviesti / sähköpostitse

Osallistuminen tärkeään yrityskutsuun sähköpostin tarkistamisen aikana

Sähköpostin tarkistaminen laskun maksamisen eri osien suorittamisen tai ehdotusten tai raporttien luomisen välillä

Vaikka olisit ajautunut 50-vuosia, ajaminen ei ole rote-toiminto. Se edellyttää jaetun sekunnin päätöksiä, varsinkin jos idiootti kulkee vieressäsi. Tekstiviestit - kyllä, jopa LOL IMHO - vaatii aivosi lukemaan, mitä joku kommunikoi kanssasi, ajattele vastausta ja välitä sormillesi, mitä kirjoittaa takaisin. Et voi tehdä molempia hyvin samaan aikaan. Pyydä vain jotakuta, joka on ollut mukana auto-onnettomuudessa, kuljettajan kanssa, joka käytti älypuhelintaan.

Sähköpostin tarkistaminen - ei väliä kuinka vähäinen on viesti - on korkea-aivotoiminnallinen tehtävä, koska sinun täytyy lukea, käsitellä tietoja ja vastata. Tärkeä yrityspuhelu vaatii ajatuksia ja vastauksia. Laskutusmaksutapahtuma on korkea-aivotoiminnallinen tehtävä, koska sinun on maksettava oikea kokonaisuus oikeaan määrään, kirjauduttava ulos ja varmistettava, että maksu toimitetaan oikeaan paikkaan.

Aikaisemmassa tarinassani yritin siirtyä näiden korkean aivotoiminnan tehtävien välillä, minkä vuoksi päätin tehdä virheen ... joka maksoi minulle myöhemmin.

Miten voit saada 45-minuutteja jokaisesta työajastasi, jota et monitoimi!

Ajattele tätä: jos olisit monitöitä ja / tai tehtävänvaihtoa yhden tunnin ajan, tutkimuksen mukaan 69: n suorituskyky laskisi 77-prosenttiin, mikä tarkoittaa, että tuhlaat aikaa 45-minuuttisi. Siellä aika katoaa! Annoimme itsemme tehdä tämän!

Jos haluat alentaa työtehtävääsi enemmän kuin kaksi kolmasosaa ja menetellä aikaa prosessissa, paras tapa tehdä se on sallia itsesi jatkaminen monitoimitehtävissä ja tehtäväkytkimissä. Mutta et halua sitä, vai mitä? Olet täällä säästää aikaa ja alentaa stressitasoja. Kummitus-tehtävänne voi jatkua, mutta monitehtävä ja tehtävienvaihto on lopetettava. Nyt. Ja sinä olet täysin hallinnassa, koska se on sinun päätös.

Tässä ovat taktiikan takana olevat strategiat.

Rakenna tietoisuutenne.

Kun löydät itsesi siirtymään monitoimitilaan tai tehtävänvaihtotilaan, kerro itsellesi lopettaa. Sano se ääneen, jos haluat. "Stop!" Valitse yksi tehtävä keskittyä seuraavaan 15-minuuttiin.

Onko sinulla suunnitelma päiväsi.

Tietäen tarkalleen, mitä sinun tarvitsee saavuttaa kyseisenä päivänä, auttaa sinua pysymään keskittyneenä ja ehkäisemään moniajoa.

Määritä huomiosi.

Onko sinulla ADD, ADHD tai orava! (humoristinen tag - mahdollisesti peräisin 2009-elokuvasta Up - monet käyttävät niitä, jotka merkitsevät helposti häiritsevien henkilöiden kärsimystä), meillä kaikilla on nykyään lyhyempi huomio - varsinkin jos työskentelemme jotain, joka ei ole hauskaa.

Aloita ajoitus, kuinka kauan voit työskennellä yhden tehtävän kanssa. Arvioitu määrä auttaa sinua määrittämään työnkulun. (Oma huomioni on vain yhdeksän minuuttia tylsissä tehtävissä.)

Tutustu parhaaseen aivoaikaan.

Aivomme pyrkivät toimimaan korkealla tasolla joissakin osissa päivää ja alemmilla tasoilla muina aikoina. Näiden matalien aikojen aikana aivomme käyvät usein monitoimitilassa, koska he ovat liian väsyneitä pysymään keskittyneinä. Vältä työskentelemästä kriittisimpiä tehtäviäsi matalien aivojen aikana.

Etsi tuottava työalue.

Joskus tehtävänsiirto tapahtuu vahingossa, koska saamme häiritä. (Orava!) Kun sinulla on tärkeä hanke, jonka avulla voit työskennellä, etsi tilaa, jossa ei ole visuaalista (silmiinpistävää taidetta, epätasapainoa, tietokoneen näyttöä) tai kuulohäiriöitä (puhuminen, musiikki, viestin ilmaisin puhelimellasi tai tietokoneellasi).

Tyhjennä työpöytäsi kaikista materiaaleista paitsi mitä tarvitset.

Sinulla voi olla useita projekteja, mutta voit työskennellä tehokkaasti vain yhdellä kerrallaan. Poista kaikkien muiden projektien materiaalit ja pidä näkyvissä työpöydällä vain sellaisia ​​materiaaleja, jotka koskevat yhtä projektia, johon keskitymme tässä työjaksossa.

Käytä ajastinta lasertarkennuksen pitämiseksi.

Voit valita satunnaisluvun, kuten 8 tai 15 minuuttia. Parempi vielä, jos tiedät huomion, aseta ajastin tähän numeroon. Ajastin on visuaalinen muistutus siitä, että sinun pitäisi työskennellä jotain. Se on myös sinun turvallinen. Jos olet vaeltanut pois, ajastin palauttaa sinut takaisin, kun se sammuu.

Lähetä tavoitteesi työalueellesi.

Ajastimen lisäksi tai sen sijaan harkitse tehtävänsiirron lähettämistä niin, että joka kerta, kun etsit aivojasi vaeltamaan, lähetetty tavoite muistuttaa sinua siitä, mitä sinun pitäisi työskennellä.

Ottaa taukoja.

Jokaisen aivojen renkaat vaihtelevat. Kun sinusta tuntuu, että aivovoima alkaa mennä alamäkeä (vähemmän energiaa, vaikeampaa keskittyä), aivosi ovat alttiimpia tekemään ei-niin suuria päätöksiä ajastasi. Anna aivojesi tauko kerran tunnissa tai kahdessa. Mene lyhyen kävelymatkan, tee syvää hengitystä, mene hauskaa. Mutta aseta ajastin, kun on aika palata!

Juhli keskittynyttä aikaa.

Mieti, kuinka voimakas aivosi keskittyessäsi. Juhli hymyillen, heittää kätesi ilmaan, kuten et vain välitä, tai edes vähän onnellista tanssia. Tämä luo endorfiineja. Keho huokaa endorfiineja. Kun aivot yhdistävät keskittymisen juhliin ja endorfiineihin, se houkuttelee enemmän huomiota. Hanki riippuvainen keskittymään!

SEURAAVA ASKEL

Yksi tehtävä kerrallaan, vaikka tämä tarkennus olisi vain 15-minuutteihin. Viisitoista minuuttia lasertarkennusta on paljon parempi kuin yksi tunti moniajo- ja tehtävienvaihtoa, jonka aikana menetämme noin 45 minuuttia.

Hei! Voisit laser-tarkennuksen 15-minuutteihin, sitten koputtaa tai käyttää tai ottaa nukkua muille 45ille! Se on sama aika, mutta voit tehdä niin paljon enemmän, kun päätät yhden tehtävän.

© 2016 Helene Segurasta. Käytetään
New World Library, Novato, CA. www.newworldlibrary.com

Artikkelin lähde

Tehottomuuden salamurhaaja: Ajanhallinnan taktiikka älykkäämpiä, ei pidempiä
Helene Segura.

Klikkaa tästä saadaksesi lisätietoja ja / tai tilata tämän kirjan.

kirjailijasta

Helene Segura, MAEd, CPO, on puhunut tuhansille go-gettereille, opettamalla heitä hallitsemaan stressiä palauttamalla hallinnan kaoottisesta työstään ja henkilökohtaisesta elämästään. Hän on valmentanut satoja asiakkaita parantamaan henkilökohtaista tuottavuuttaan ja suorituskykyään soveltamalla neurotieteen ja käyttäytymisen muokkaustekniikoita hävittämään tuhoisia, aikaa vieviä tapoja. Helene on esiintynyt organisatorisena asiantuntijana yli 100-median esiintymisissä. Käy hänen verkkosivuilla osoitteessa www.HeleneSegura.com