Sähköposti ja älypuhelimet voivat olla stressaavia. Akateemikot kutsuvat tätä jatkuvaa työn yhteyttä ”Technostress”. Näin ollen monet Euroopan maat tarjoavat nyt työntekijöille "Oikeus katkaista yhteys".
Sähköpostin käyttötapa on monimutkainen, sitä ei voi yksinkertaisesti merkitä "hyväksi" tai "huonoksi" ja tutkimus osoittaa, että persoonallisuus, työn tyyppi ja heidän tavoitteensa voivat vaikuttaa siihen, miten he reagoivat sähköpostiin.
Sähköpostikäytön hyvä käytäntö ei ole vain lähetettyjen sähköpostiviestien määrän rajoittaminen, vaan viestinnän laadun parantaminen.
Seuraavassa on kymmenen vihjeitä, joilla voit vähentää sähköpostin työssä aiheuttamaa stressiä:
1. Hanki kohteen rivi oikealle
Käytä selkeitä ja toimivia aihepiirejä.
Aihealueen tulisi viestiä tarkalleen, mitä sähköpostiviesti on noin kuudesta kymmeneen sanaan, jotta vastaanottaja voi priorisoida sähköpostin avaamatta sitä edes. Mobiililaitteissa monet näkevät vain aihepiirin ensimmäiset 30-merkit. Pidä siis lyhyt. Mutta tee se kuvailevaksi, jotta saisit käsityksen siitä, mitä sähköpostiviesti on juuri aihepiiristä.
2. Kysy itseltäsi: onko sähköpostiviesti oikea väline?
Oletko samassa toimistossa? Voisitko mennä ja puhua henkilölle? Voisitko soittaa? Usein nämä muut viestintämuodot voivat välttää tehottoman edestakaisin sähköpostin lähettämisen.
Pikaviestit ja videopuhelut, kuten New Rose Hotel ja Skype voisi olla tarkoituksenmukaisempi nopeaksi sisäiselle edestakaiselle viestinnälle. Muista myös, että suurin osa alla olevista ohjeista koskee kaikkia sähköisen viestinnän tyyppejä.
3. Älä lähetä sähköpostia työaikaan
Tutkimus osoittaa että tuntikausien ulkopuoliset sähköpostit vaikeuttavat ihmisten toipumista työstressiä.
Yritä vaikuttaa yrityskulttuuriin välttämällä lähettämästä tai vastaamasta sähköpostiviesteihin normaalin työajan ulkopuolella.
Johtamisen tulisi johtaa esimerkkiä ja välttää ottamasta yhteyttä henkilökuntaansa normaalin työajan ulkopuolella. Jotkut työpaikat jopa katkaista sähköpostin käyttöoikeudet työntekijöille yli tunnin. Harkitse tämän toteuttamista pitäen varmuuskopiointijärjestelmää vain hätätilanteissa.
Uusi tutkimus on myös osoittanut, että vain 24-tunnin yhteyden odotukset voivat vaikuttaa kielteisesti työntekijöiden terveyteen.
4. Käytä viiveen toimitusvaihtoehtoa
jotkut ihmiset kuten heidän työ- ja perhe-elämänsä integroiminen ja jatkavat usein työskentelyä kotoa työajan ulkopuolella. Jos olet yksi näistä henkilöistä, tai jos työskentelet eri aikavyöhykkeillä, harkitse viivästymisvaihtoehtoa, jotta sähköpostisi eivät lähetä seuraavaan työpäivään mennessä eivätkä häiritse muiden työaikaa.
5. Pidä se positiivisena
Ajattele sähköpostiviestinnän laatua. Ei vain määrä. Sähköpostin käytön muutoksiin tulisi keskittyä myös lähetettävien tietojen laatuun ja ottaa huomioon vastaanottajan emotionaalinen reaktio.
Tutkimusten mukaan konfliktien leviäminen on paljon helpompaa ja viestit tulkitaan väärin sähköpostitse. Siksi, jos se on huono uutinen, ajattele takaisin sääntöön #2: onko sähköposti oikea media?
6. Kokeile "ei sähköpostia perjantaina"
Yrityskulttuurin siirtämiseksi ja ihmisten ajattelemiseksi muista viestintämenetelmistä kuin sähköposti, kokeile a "Ei sähköpostiviikkoa perjantai" joka kuukausi ensimmäisenä perjantaina tai ehkä jopa joka viikko. Tämä on EU: n asiantuntijoiden ehdottama aloite Työterveyden ja hyvinvoinnin kansallinen foorumi, ja sitä käyttävät yritykset maapallon ympäri. Työntekijöitä kannustetaan järjestämään kasvokkain tapaamisia tai noutamaan puhelimen - tai vain pääsemään päälle niiden monien sähköpostiviestien päälle, jotka heillä on jo saapuneissasa päivinä.
7. Tee haluamasi tietosi
Tutkimus on osoittanut että liian monet, mutta myös liian pienet sähköpostiviestit voivat aiheuttaa stressiä, koska eri ihmisten viestintäasetukset eivät sovi yhteen. Jotkut ihmiset saattavat haluta lähettää sähköpostia ja selviytyä paljon paremmasta sähköpostiliikenteestä kuin muut viestintävälineet. Näiden ihmisten saamien sähköpostiviestien määrän vähentäminen voi aiheuttaa enemmän stressiä kuin se lievittää.
Harkitse siis ihmisten yksilöllisiä eroja ja tee sinut tunnetuksi. Lisää haluamasi yhteystietoasetukset sähköpostiisi allekirjoitukseen, olipa kyseessä sähköpostiviesti, teksti- tai pikaviestit tai puhelu.
8. Harkitse lomaa "paluumatka"
Viikoittaisten sähköpostiviestien jääminen viikon aikana näyttää olevan yksi yleisimmin mainitut teknostressin lähteet työntekijöille. Ajattele järjestelmän perustamista, jossa sähköpostit palautetaan lähettäjälle, kun joku on lomalla. Vaihtoehtoinen sähköpostiviesti kiireellisiä pyyntöjä varten. Näin voit palata hallittavaan postilaatikkoon.
9. Onko sinulla erillinen työpuhelin
Tee tämä ainoa mobiililaite, johon pääset käsiksi sähköposteihin, mikä antaa sinulle vapauden sammuttaa sen työajan jälkeen. Harkitse myös sähköpostin sammuttamista "työntää" (tämä on silloin, kun sähköpostipalvelin lähettää jokaiselle uudelle sähköpostiviestille puhelimeen, kun se saapuu palvelimelle) ja valitse sen sijaan säännöllinen aikataulu (esimerkiksi kerran tunnissa) puhelimeesi toimitettaville sähköpostiviesteille (tämä myös lisää akun käyttöikää).
10. Vältä myöhäisillan näyttöaikaa
Tutkimusten mukaan että myöhäisillan älypuhelinten käyttö vähentää meidän kykyämme nukkua ja johtaa myös jatkuviin ajatuksiin ja stressiin töistä. Tämä puolestaan vähentää unen laatua. Tee sängystä puhelinvapaa vyöhyke, jolla voit parantaa unen hygienia.
Kirjailijasta
Ricardo Twumasi, organisatorisen psykologian lehtori, Manchesterin yliopisto; Cary Cooper, 50th -järjestön psykologian ja terveydenhuollon professori, Manchesterin yliopisto, ja Lina Siegl, tutkija, Manchesterin yliopisto
Tämä artikkeli julkaistaan uudelleen Conversation Creative Commons -lisenssin alla. Lue alkuperäinen artikkeli.
Liittyvät kirjat:
at InnerSelf Market ja Amazon
