Kuinka pysyä yhteydessä ja sosiaalisesti etäällä palatessasi toimistoon

: By Daniel Beunza, City ja Derin Kent

Kiitos käynnistä InnerSelf.com, missä niitä on 20,000+ elämää muuttavat artikkelit, joissa mainostetaan "Uusia asenteita ja uusia mahdollisuuksia". Kaikki artikkelit on käännetty kielelle Yli 30 kieltä. Tilaa viikoittain ilmestyvälle InnerSelf Magazinelle ja Marie T Russellin Daily Inspirationille. InnerSelf-lehti on julkaistu vuodesta 1985.

rikkoa

Kahden metrin päässä toisistaan. Shutterstock.com

Yritykset ympäri maailmaa keskustelevat siitä, kuinka ja milloin palata toimistoon. Terveys ja turvallisuus ovat saaneet aivan uuden merkityksen koronaviruksen aikakaudella. Jos haluat tuoda ihmiset takaisin turvallisesti, toimistouudistuksen vaihtoehdot ovat hämmentäviä. Kuinka työpöydät tulisi järjestää niin, että sosiaalinen etääntyminen mahdollistaa samassa huoneessa olemisen etujen ohella? Ja onko ihmisten palattava viiteen päivään viikossa?

Monet yritykset haluavat, että jotkut työntekijät työskentelevät kotoaan, osa aikaa. Mutta ellei huolellinen ajattelu mennä tähän, yritykset ovat vaarassa juuttua keskelle saavuttamatta perinteisen toimiston etuja tai kodin tarjoamaa turvallisuutta.

Tarkastellaan esimerkiksi 6 jalkaa Office. Tämän kaupallisen kiinteistöyrityksen monikansallisten Cushmanin ja Wakefieldin kehittämän konseptin tarkoituksena on varmistaa, että työntekijät pysyvät kuuden metrin päässä toisistaan. Se saavutetaan työpöytävälillä, luomalla yksisuuntainen liikkuvuus ja sisällyttämällä visuaaliset merkit mattoihin jokaisen pöydän ympärillä, jotta ihmiset työnnetään pitämään etäisyyttään.

Tämä ajatus on vaarassa heittää vauva ulos kylpyveden mukana. Arkkitehtuuritutkijana Kerstin Sailer on huomannut, sen kaukana olevien huonekalujen, nudkujen ja varoitusyhdistelmien yhdistelmä voi myös hävittää sosiaalisen vuorovaikutuksen, työntäen kaiken viestinnän verkossa, jopa toimistossa. Jos näin on, miksi et vain työskentele kotoa?

Yritysten on sisällytettävä tärkeä opetus COVID-19-lukituksesta: Zoom toimii yllättävän hyvin. Mutta epävirallisessa vuorovaikutuksessa on myös paljon etuja - jotain ennalta sovittua videopuhelua ei voida toistaa. Tämän perusteella ehdotamme molempien maailmojen parhaiden hybridijärjestelmää. Jos vähemmän ihmisiä tulee seuraamaan sosiaalista etäisyyttä, on parasta, että kaikki joukkueet ovat edustettuina. Ja toimistosuunnittelun on helpotettava ihmisten välisiä yhteyksiä sen sijaan, että pidettäisiin heitä erillään.

Suunniteltu vs. suunnittelematon viestintä

Suunnitellun ja suunnittelemattoman viestinnän välillä on tärkeä ero töissä. Suunnittelematon viestintä tapahtuu tyypillisesti suotuisien kohtaamisten kautta, ja mikä tärkeintä, siihen sisältyy keskusteluja joukkueiden välillä. Tässä tarvitaan läheisyyttä.

Tämä johtuu siitä, että eri joukkueet eivät yleensä ole osa samaa raporttilinjaa, ja siten viestintä riippuu suunnittelemattomista sitoutumisista, kuten toistensa puheiden ylikuormittamisesta tai käytävässä sattumaltapahtumista. Tällä voi olla todellisia liiketoimintaetuja. Kuten yksi meistä on dokumentoinut meidän viimeinen kirja, suunnittelematon sosiaalinen vuorovaikutus lähellä olevien työpisteiden välillä Wall Streetin kauppakeskuksessa paransi rahoitusmallien käyttöä.

Suunnitellun viestinnän tapauksessa etäkonferenssitekniikka on vähentänyt läheisyyttä. Syynä on, että tiimien sisällä tapahtuva viestintä tapahtuu tyypillisesti suunnitellusti ja rutiininomaisesti, joten se tarvitsee vain digitaalisen alustan.

Videopuhelut toimivat hyvin suunnitellussa viestinnässä. Shutterstock.com

Tämä viesti tuli selvästi esiin järjestämässämme paneelitapahtumassa LSE: n systeemiriskikeskuksessa. Investointipankin JP Morganin korkokaupan johtaja Charles Bristow ja yksi osapuolista selitti, että "ryhmä ihmisiä, jotka käyvät kauppaa yhdessä tuotteessa, saavat saapuvat tiedustelut samojen kanavien kautta" ja "käyttävät samoja työkaluja". Tästä syystä etäyhteys on uskomattoman helppoa ja voi olla jopa tehokkaampaa.

Joten fyysistä läheisyyttä tarvitaan ensisijaisesti suunnittelemattomaan viestintään. Se tarkoittaa, että etätyö voi jatkua pienin kustannuksin suunniteltuun viestintään. Ja se tarkoittaa mahdollisesti, että jos yritykset haluavat tuoda rajoitetun määrän ihmisiä takaisin toimistoon, heidän tulisi keskittyä siihen, että jokaisesta joukkueesta on vähintään yksi jäsen. Tämä mahdollistaa joukkueidenvälisen viestinnän, joka perustuu fyysiseen läheisyyteen.

Pidämme kaikki kiinni

Toinen tärkeä huomioon otettava toimistosuunnittelun elementti on se, miten se helpottaa työntekijöiden sitoutumista - jättävätkö ihmiset työpöydänsä ollakseen kasvokkain. Tämä on tärkeää parempien suhteiden rakentamiseksi kollegojen ja yrityskulttuurin välillä.

Tämän helpottamiseksi keskittymisessä sosiaaliseen etäisyyteen on tehtävä ero etäisyyden ja saavutettavuuden välillä. Vaikka etäisyys vähentää sitä, että ihmiset voivat olla yhteydessä toisiinsa ja tehdä yhteistyötä, arkkitehtuurin tutkimus osoittaa, että saavutettavuuden helpottaminen ja liikkumisen helpottaminen voivat osittain korvata etäisyyden.

Sailerina on vakiinnuttanut, talossa, johon jokaiseen huoneeseen pääsee jokaisessa muussa huoneessa oven kautta, yhteys on paljon helpompaa kuin yhdessä, jossa pääset tietylle huoneelle vain viereisestä. Toisin sanoen sama etäisyys ihmisten välillä voi johtaa huomattavasti erilaisiin sitoutumisen tasoihin.

Tämän yhteyden saavuttamiseksi (säilyttäen samalla sosiaalisen etäisyyden) yritykset voivat hyödyntää työntekijöiden porrastettua paluuta poistaakseen jotkut työpöydät ja luodakseen käytävän avoimen suunnitelmansa toimistojen reunaan, jolloin työntekijöillä on mahdollisuus päästä helposti toisiinsa. Tapaamisia ja keskusteluja voivat edelleen helpottaa nookit ja kulmat tällaisen käytävän ulkopuolella, jotta työntekijät voivat saada nopean yksinäänesteen estämättä kiertoa.

Paluu toimistoon kuukausien etätyön jälkeen antaa yrityksille mahdollisuuden tehostaa asennuksiaan. Ne voivat sisällyttää etätyön hyödyt, samalla kun varmistetaan, että ihmiset voivat olla vuorovaikutuksessa ja vaihtaa ideoita turvallisemmalla tavalla kuin jos ne sokeasti toisisivat COVIDia edeltäneitä työjärjestelyjään.

Tietoja Tekijät

Daniel Beunza, johtamisen apulaisprofessori, City, Lontoon yliopisto ja Derin Kent, tutkijatohtori johtajuudessa, Aalto-yliopisto

Tämä artikkeli julkaistaan uudelleen Conversation Creative Commons -lisenssin alla. Lue alkuperäinen artikkeli.

rikkoa